Subject:
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Riflessione su ItLUG e valutazione trasformazione gruppo
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Newsgroups:
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lugnet.org.it.itlug
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Date:
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Tue, 24 Mar 2009 15:54:43 GMT
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Viewed:
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Premessa
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E’ sotto gli occhi di tutti che ItLUG, negli ultimi due anni, ha subito dei
cambiamenti notevoli: alcuni in modo consapevole, altri inconsciamente, altri
costretti dagli eventi. Le riflessioni seguenti sono una conseguenza dei
cambiamenti che ItLug ha avuto negli ultimi anni.
ItLUG non è più un gruppo di pochi "amici" ma è diventato un gruppo con molti
"soci" di cui molti non si conoscono se non via web.
Gli eventi (i Legofest) negli ultimi anni hanno richiamato molti membri di
ItLUG, ma anche espositori esteri e molto pubblico. Gli eventi privati di un
tempo sono quasi scomparsi (anche se auspicabili e utilissimi) lasciando spazio
a eventi strutturati e organizzati: Ballabio, Castello d’Argile, Crema e Torino.
Oltre a queste occasioni sono state organizzate diverse partecipazioni di minore
entità a diverse manifestazioni. Queste richieste sono aumentate drasticamente
negli ultimi due anni e sono sempre più numerose.
Il perché di questa esplosione di iscritti e di interesse verso il nostro gruppo
è sostanzialmente da attribuire ad alcuni fattori:
- eventi rilevanti e organizzati che richiamano espositori e pubblico che a loro
volta spargono la voce
- passaggi sui media (giornali, TV e radio)
- aggiornamento sito web più frequente che in passato
- successo commerciale sempre crescente di LEGO a partire dal 2006 in avanti
- accesso facilitato al forum di discussione
A riguardo è interessante il messaggio sul forum risalente all’inizio del 2009:
http://itlug.8421.info/forum/?p=8612
Da qui nasce la necessità di confrontarci per trovare un metodo per arrivare ad
avere le condizioni necessarie per fare le scelte opportune per la sopravvivenza
e il futuro di ItLUG.
In questa fase non si vuole parlare di come si devono risolvere i problemi di
ItLUG o di come occorre trasformare ItLUG. Queste decisioni dovranno essere
prese dal gruppo di comune accordo. Esistono membri più autorevoli di altri
perché hanno più esperienza o più anzianità ma in realtà siamo tutti sulle
stesso piano. Nessuno ha quindi il diritto di decidere per gli altri, tutti però
hanno il diritto di portare le loro proposte per risolvere e migliorare la
situazione.
Situazione attuale
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1) Numero di iscritti in costante aumento. Attualmente siamo a quota 317
Il numero di iscritti è aumentato parecchio negli ultimi due anni.
Alcuni eventi hanno avuto ottimo responso di pubblico e come conseguenza ci sono
state delle ondate di entusiasmo che hanno portato a molte iscrizioni.
Oltre a questo ci sono stati diversi passaggi su vari media che hanno diffuso
ulteriormente il nome di ItLUG.
Il numero di iscritti con la gestione attuale (database post legge sulla
privacy) non raggiunge ancora il numero degli iscritti con la vecchia gestione
(database pre legge sulla privacy).
Questo dato è da leggersi però più in profondità: prima c’erano molte doppie o
triple iscrizioni che ora vengono controllate in modo capillare; il numero di
iscritti attuale è stato raggiunto in molto meno tempo.
L’interesse generale intorno ai LEGO è aumentato e di conseguenza gli iscritti.
La stessa LEGO ha avuto un successo commerciale straordinario in Italia (dato
comunque in linea con tutti i mercati) con record di fatturato a partire dal
2006.
L’annata 2009 si preannuncia sulla stessa scia, del resto i set nuovi ben
sappiamo quali saranno.
Il mercato, l’interesse, le ricerche su internet o le visite agli eventi che ne
derivano sono sicuramente numerosi.
Occorre quindi che:
- gli iscritti al gruppo siano effettivamente interessati al gruppo
- l’età anagrafica sia regolamentata in qualche modo (ad esempio: come porsi di
fronte agli iscritti minorenni?)
- coinvolgere nelle attività (almeno negli eventi) tutti i membri, anche quelli
che non leggono il forum
2) Visibilità aumentata per eventi e passaggi su vari media (TV, radio e
giornali)
La visibilità mediatica di ItLUG ha toccato picchi mai visti.
Abbiamo avuto passaggi su giornali (Messaggero, Stampa, Focus, Avvenire,
Corriere, Airone a livello nazionale), testate locali, televisioni (Rete
Versilia, Sat 2000, altre locali), radio (Radio Due, Radio Enea, ecc.). Senza
contare internet: il sito è sempre più visitato.
Non solo: LEGO Italia quando viene contattata per questione tecniche, richieste
di eventi e altro rimanda a noi. Questa per loro è una prassi. Da Giugno 2008
hanno una società che cura le pubbliche relazioni, l’Ambassador è costantemente
in contatto con questa società in occasione degli eventi. Più visibilità
significa più richieste.
3) Richieste per eventi, manifestazioni e partecipazioni in aumento
Le richieste di persone, associazioni e istituzioni per nuovi eventi sono una
delle conseguenze del punto 2. Sono moltissimi gli inviti che abbiamo ricevuto e
sono altrettanto numerosi gli inviti che abbiamo declinato.
Molte proposte sono sì da scartare, ma molte invece sono perse a malincuore.
Purtroppo non possiamo farle tutte.
Difficilmente possiamo aggiungere grossi eventi a quelli già in calendario
(leggasi Legofest eventi “ItLUG”) ma si possono aumentare le nostre
partecipazioni ad eventi locali di piccola dimensione o a partecipazioni ad
altre manifestazioni.
Il passaparola ha poi la sua importanza. Uno degli effetti di Ballabio, per
esempio, è stato il proliferare di richieste dai dintorni: Albese (a calendario
a Dicembre 2008 e 2009), Bulciago, Valgreghentino, Lecco (rione Acquate),
Cortenova, Rovagnate.
Occorre quindi:
- capire come decidere se organizzare o meno un evento
- stabilire una classificazione degli eventi (nazionali, locali, partecipazioni,
individuali)
- avere uno status legale per poter accedere a sponsorizzazioni, istituzioni o
altro
4) Gestione forum
Il forum e la sua gestione hanno presentato diverse difficoltà negli ultimi
tempi. Si è passati dal forum di Lugnet a quello nuovo creato da Davide
Quattrocchi alias Testaciatta.
Pregi di Lugnet:
- visibilità internazionale
- gestione tecnica a terzi
Difetti di Lugnet:
- fermi macchina numerosi tra il 2007 e il 2008
- lentezza e macchinosità del sistema di conferma
- difficoltà per i nuovi iscritti
Nella scelta che ItLUG ha fatto, hanno pesato senza dubbio i difetti. I pregi
del nuovo forum sono infatti i difetti del vecchio.
Pregi nuovo forum:
- fermi macchina nulli
- pubblicazione immediata dei post grazie al login
- nessuna difficoltà per i nuovi iscritti
Difetti nuovo forum:
- scarsa leggibilità
- gestione tecnica interna affidata ad una persona sola
- la facilità estrema di pubblicazione dei post ha portato ad un proliferare di
problematiche legate ad educazione, richieste banali, argomentazioni
superficiali, ecc.
Occorre quindi:
- stabilire chi continuerà ad occuparsi del forum, come e da chi sarà affiancato
- decidere se passare o meno ad altri strumenti tecnici, anche se onerosi
5) Gestione sito
La gestione del sito è attualmente in mano a Luca Giannitti (alias
Lucajuventino), a parte il sotto-sito relativo a Ballabio che è mantenuto da
Marco Chiappa (alias Chmar). Anche in questo caso la manutenzione è nelle mani
di una sola persona.
Il sito è decisamente migliorato negli ultimi 2 anni e ha raggiunto anche un
buon livello di leggibilità. Servirebbe implementarlo con:
- wiki per gestire l’enciclopedia e le FAQ di ItLUG
- aggiornare e sistemare i report sugli eventi passati (piccoli compresi)
- ufficializzazione del dominio www.itlug.org
6) Necessità di assegnare/svolgere compiti specifici
(webmaster, moderatori, organizzatori di eventi, ecc.)
Attualmente i compiti svolti all’interno della struttura ItLUG sono quasi tutti
(se non tutti) auto-assegnati. Persone volonterose interessate a seguire un
certo compito o ad organizzare un evento si sono proposte e sono state accettate
dal gruppo. Il vantaggio di questo meccanismo è che alcune persone hanno trovato
una valvola di sfogo ai loro "istinti" e si sono messi al servizio del gruppo.
Il rovescio della medaglia è rappresentato dal fatto che molti nel gruppo
vedendo certe posizioni già occupate non si fanno avanti, oppure le persone
impegnate anche se oberate da altri impegni si ritrovano "obbligati" a darsi da
fare in mezzo a mille difficoltà.
Non a caso gli eventi sono strettamente legati ai luoghi geografici dove molti
membri partecipano alle attività del gruppo.
Occorre trovare un sistema che permetta di:
- avere sostituti o coadiutori in tutte le posizioni
- avere una sorta di mandato a tempo, in modo tale da non occupare una posizione
a vita
7) Gestione sconti
Novità assoluta del 2008 sono state le convenzioni con alcuni negozi sparsi sul
territorio nazionale. L’argomento sconti è sempre spinoso, all’atto
dell’annuncio è facile che gente non interessata ad ItLUG cerchi di approfittare
delle convenzioni stipulate.
I meccanismi ideati sono stati tutto sommato efficaci, ma l’occasione è ghiotta
per cercare di far partecipare più gente agli eventi.
Occorre quindi:
- stabilire uno o più responsabili che gestiscano in la scontistica e le
convenzioni
- mantenere un elenco degli espositori degli eventi
- stabilire una procedura di controllo per evitare soprusi
- predisporre controlli periodici e relazionare sull’andamento delle convenzioni
- impedire iniziative personali a nome di ItLug non autorizzate
Riunione generale
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A fronte dei punti precedentemente elencati si propone la convocazione di una
riunione generale dei membri ItLUG.
Un incontro apposito fatto al di fuori di un evento in calendario: non ci devono
essere LEGO che "disturbano" l’attenzione per concentrarsi sull’organizzazione.
La riunione dovrà avere un ordine del giorno che ricalchi i punti
precedentemente elencati e dovrà portare ad alcune scelte precise sulla
trasformazione del gruppo.
Le varie decisioni saranno quindi messe democraticamente ai voti.
Per agevolare l’incontro si potrebbe
- preparare i lavori in anticipo con i mezzi che ben conosciamo (forum, e-mail
private, news letter, chat, teleconferenza, telefonate)
- stabilire precedentemente ordine del giorno e data sul forum
(valutare il coinvolgimento via mail di tutti gli iscritti)
- raccogliere le dichiarazioni di intenti e di disponibilità degli iscritti
- ritrovarsi in un luogo geograficamente conveniente (nel limite del possibile)
- votare tramite: presenza fisica/collegamento telematico/delega ai presenti
La discussione dovrà sostanzialmente portare a decidere sul futuro del gruppo:
1) Scelta su trasformazione gruppo:
a. Nessuna modifica
b. Associazione
c. Altro
2) Organizzazione forum
3) Organizzazione sito web
4) Eventuale convocazione riunione costitutiva
Riunione costitutiva
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Si dovrebbe poi procedere con una discussione on-line in termini prestabiliti
dei seguenti punti:
1) Statuto
2) Iscrizioni, tesseramenti, quote sociali
3) Gestione eventi
4) Ruoli da definire (webmaster, moderatori, ruoli associativi, organizzazione
eventi, ecc.)
Se nella riunione generale viene deciso di non apportare cambiamenti in
assoluto, la discussione e i successivi punti sono inutili.
Riunione esecutiva
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La riunione esecutiva servirà per ufficializzare, con i documenti prodotti al
punto precedente, la nuova forma di ItLUG:
1) Ufficializzazione decisioni prese nella prima riunione e nella discussione
conseguente
2) Deposito statuto
3) Eventuali elezioni
Aggiornamento dell’elenco degli iscritti
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Potrebbe essere necessario procedere a:
1) cancellazione di alcuni iscritti se lo richiedono
2) ampliamento delle informazioni sugli iscritti e dati di tesseramento
3) attivazione di ulteriori servizi (newsletter, promemoria eventi, ecc.)
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Attendo fiducioso i vostri commenti, suggerimenti, modifiche e proposte.
Marco Chiappa
LEGO Ambassador
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